اسناد عادی

سند را از جنبه‌های مختلف می‌توان تقسیم‌بندی کرد:1)از لحاظ طول عمر، شامل سند جاری، نیمه جاری، و راکد؛2)از نظر ارزش، شامل اسناد دارای ارزش اولیه(اداری یا استنادی)، و اسناد دارای ارزش ثانویه(آرشیوی یا اطلاعاتی)؛3)از حیث اعتبار قانونی، شامل سند رسمی و سند عادی؛4)از نظر درجه حساسیت، شامل اسناد عادی، محرمانه، سری، و کاملا سری؛ و 5)از لحاظ محتوا و موضوع، مانند اسناد اداری، مالی، علمی و فنی، قانونی، تاریخی، فرهنگی، سیاسی، نظامی، اقتصادی، و عمرانی. ما در اینجا سند را فقط از لحاظ حقوقی بررسی می کنیم. وفق ماده 1287(ق.م) سند بر دو نوع رسمی[1] وعادی[2]تقسیم شده است و ماده 1287(ق.م)در مقام تعریف سند رسمی مقرر می‌دارد«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق قوانین تنظیم شده باشند، رسمی است». و طبق ماده 1293 قانون مدنی بقیه اسناد عادی می‌باشند مگر اینکه قانون آن‌ها را حکما” رسمی بداند طبق ماده 1293(ق.م)«هر گاه سند بوسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته باشد و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد عادی است». بنابراین نوشته‌هایی که افراد با یکدیگر برای تنظیم امور جاری‌شان تنظیم می‌کنند و نیز نوشته‌هایی که فاقد هریک از شرایط سه گانه مذکور در بالا باشند سند عادی به شمار می‌آیند.

اصل بر عادی بودن سند است. سند عادی با سرعت و بدون تشریفات خاصی تنظیم می‌شود اما تنظیم سند رسمی دارای تشریفات است.

عناصر متشکله سند عادی عبارتند از:

1- شیئی که بتوان روی آن نوشت، خواه کاغذ باشد خواه سنگ و پوست و غیره.

2- نوشته به هر خط و زبان و به هر صورت (نظم یا نثر). می‌توان گفت اولین شرط هر سند آن است که به صورت نوشته و کتبی باشد و بند 2 ماده 1285(ق.م) نیز سند کتبی را جزء دلایل قرار داده است. با وجود این گفته شده است:«وصف سند به کتبی در ماده 1285 که ذکر شد حشو قبیح است و وصف کتبی یا غیر کتبی راجع به دلایل می‌تواند باشد نه سند».[3]

3- این نوشته باید در دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. اصولا” سند نوشته‌ای است که با هدف استناد به آن تنظیم می‌شود.

4- باید خود سند، دلیل کامل یا جزء دلیل باشد یا حاکی از دلیل دیگری از ادله اثبات دعوا(مانند اقرار) باشد.

5- مفاد سند: خواه عقد باشد، خواه ایقاع، خواه اقرار و سایر امور مانند سال فوت و تولد که در شناسنامه می‌نویسند.

6- سند خاص اعمال حقوقی باشد. سند معمولا” برای اثبات اعمال حقوقی بکار می‌رود و بندرت در وقایع حقوقی مورد استفاده قرار می‌گیرد مانند سند مالکیت و شناسنامه.[4]

7- به وسیله شخص یا اشخاصی که در ایجاد آن اثر دخالت دارند تنظیم شود.

8- معمولا” پیش از دعوا تنظیم می‌شود.

9– گذشت زمان از اعتبار آن نمی‌کاهد.

10- رکن اصلی هر سند امضاء آن است و اصولا” هیچ نوشته‌ای بدون امضاء سندیت ندارد.[5]

امضای سند در تعریف ماده 1285(ق.م.)نیامده است ولی نه تنها از اصول کلی حقوقی و عرف مسلم این رکن سند به خوبی قابل استنباط است، استقراء از شرایط اسناد در قوانین گوناگون نیز ضرورت امضاء را به عنوان رکن اصلی سند تأیید می‌کند.[6]

امضای منتسب‌الیه نیز رکن اصلی سند عادی است. امضاء زیر سند و معمولا” در خود سند درج می‌شود. امضای سنتی به مفهوم اعم هرگونه علامت انحصاری شخصی است که زیر نوشته ترسیم یا گذاشته شده و دلالت بر هویت امضاکننده و تأیید متن نوشته توسط او می‌کند. اما قانونگذار در مواردی نوشته‌ی بدون امضا را نیز سند دانسته است (مانند دفاتر تجاری بازرگانان؛ ماده 14 قانون تجارت و ماده 1297 قانون مدنی).[7]

د: اسناد رسمی

بنابر ماده 1287 قانون مدنی همچنانکه قبلا” بیان شد اسناد رسمی عبارت است از«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق قوانین تنظیم شده باشند». ثبت اسناد عبارت است از تنظیم و ثبت(نوشته، قرارداد و صورت معاملات)در دفاتر رسمی با تشریفات مخصوص قانونی.[8]

وفق این ماده سه شرط برای رسمیت داشتن سند رسمی مورد نظر قرار گرفته که آن‌ها را به طور جداگانه مورد بررسی قرار می‌دهیم.

1- تنظیم در اداره ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد و یا در نزد مأمورین رسمی

وفق این شرط، محل تنظیم سند برای احراز رسمی شدن برخی اسناد موضوعیت دارد. بنابراین، سندی که محل خاصی برای تنظیم آن در نظر گرفته می‌شود مثل اسناد مربوط به معاملات املاک غیر منقول و یا اسناد مربوط به ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت حتما” باید در همان محل خاص یعنی در دفترخانه تنظیم شوند. لذا چنانچه سردفتر هر چند واجد صلاحیت دفتر را به خارج از محل کار برده باشد و در آنجا مبادرت به تنظیم سند نماید، این سند شرط اول از شرایط اساسی رسمیت را ندارد. با این حساب، می‌توان در خصوص سند رسمی محل تنظیم سند را نیز برای برخی اسناد موثر در تشخیص سند دانست. البته، اگر به دلایل قانونی مثل حبس و مرض، امکان حضور امضاکننده سند در دفتر خانه نباشد، طبق مقررات قانونی مندرج در ماده 14 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 دفتر به رؤیت و امضاء ذی نفع در خارج از دفترخانه می‌تواند برسد و دفتر از رسمیت خارج نمی‌شود. ولی در غیر این موارد، می‌توان از صدر ماده 1287(ق.م)این امر را استنباط کرد که سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده است، باید در همان محل خاص تنظیم شود. مثلا اگر سردفتر ازدواج، ثبت ازدواج را در محل برگزار مراسم جشن عقد تنظیم نماید و یا حسب تقاضای یکی از دوستان سردفتر، سند در باغ و یا منزل شخصی سردفتر و یا دوست وی در یک روز تعطیل تنظیم شود، سند تنظیمی شرط اول از شرایط رسمیت داشتن سند را نخواهد داشت.[9]

مقصود از مأمورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست؟ مأمور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مأمور شده است و لازم نیست که حتماً بین مأمور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مأمور به تنظیم معاملات است، سردفتر مأمور رسمی به حساب می‌آید ممکن است ایراد شود که با توجه به عبارت«یا اینکه در نزد مأمورین رسمی تنظیم شده باشد» همچنین در تعریف دیگری از مأمور رسمی آورده‌اند که:«مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صالح برای تنظیم سند تعیین شده است و مدت مأموریت او هم خاتمه نیافته است».[10]

همین که سند در نزد مأمورین رسمی تنظیم شود، شرط اول را خواهد داشت ولی به نظر ما این شق سوم به مواردی بر می‌گردد که محل خاصی برای تنظیم سند و یا محل دیگر تنظیم یابد. اما در مورد سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده، حتما” باید در همان محل خاص تنظیم شود. دلیل ما این است که اگر قرار باشد تنظیم در همان محل خاص انجام نشود آنچه در صدر ماده 1287(ق.م) آمده لغو خواهد شد. زیرا از نظر اصول تفسیر قانون باید قانون را به گونه‌ای تفسیر نمود که همه عبارات و الفاظ به کار رفته در آن معنا داشته باشند. بنابراین تنها توجیهی که می‌توان برای لزوم قید عبارت صدر(ماده 1287)آورد، این است که بگوییم این عبارت به اسنادی برمی‌گردد که محل خاصی برای تنظیم آن‌ها وجود دارد. شایان گفتن است از نظر مقررات مربوط به سردفتران، چنانچه دفتر در غیر موارد ماده 14 به بیرون از دفتر برده شود، تخلف محسوب شده و چنانچه سوء نیت سردفتر احراز گردد، در آن صورت سند از حجیت و اعتبار ساقط می‌شود و اماره سوءنیت موجب می‌گردد که شخص سردفتر عدم سوء نیت خود را در اخراج دفتر از دفترخانه و در نتیجه اعاده اعتبار دفتر به اثبات رساند ولی اگر سوءنیت وی احراز نشود، دفتر از حجیت ساقط نمی‌شود. ولی ما این رویه اخیر را با استدلال فوق الذکر مخدوش دانسته معتقدیم در چنین موردی نیز دفتر از دلیلیت ساقط می‌گردد. بدیهی است در صورت خروج از رسمیت، دفتر فقط در همان قسمت که به دلیل عدم تنظیم در محل ایراد پیدا کرده، مردود است و کل دفتر از اعتبار ساقط نمی‌گردد. بنابراین، اثر داشتن سوءنیت یا عدم آن فقط در مجازات سردفتر موثر است، ولی در اعتبار دفتر تأثیری ندارد. لذا مندرجات دفتری که به هر دلیل به خارج از دفترخانه برده شده و سندی در آن تنظیم گردد، در همان قسمت، بی‌اعتبار است.

2 – رعایت مقررات ماهوی و شکلی مربوط به تنظیم سند

ماده 1288(ق.م)مهم‌ترین امری که باید در این عنوان رعایت شود، این است که مفاد سند مخالف قوانین نباشد. عدم مخالفت هم به قوانین ماهوی بر‌می‌گردد و هم به قوانین شکلی مربوط به نحوه تنظیم سند.

الف- مفاد سند نباید مخالف قوانین ماهوی باشد. بنابراین، اگر مفاد سندی ناظر به اثبات معامله‌ای باشد که موضوع آن فروش انسان یا تسهیل استفاده نامشروع از جسم آدمی یا فروش عین موقوفه باشد، چنین سندی باطل است. همچنین است چنانچه سندی دال بر اقرار باشد ولی نحوه تقریر آن به گونه‌ای باشد که آنرا معلق گرداند. در اینجا بطلان سند به مفاد و مضمون آن برمی‌گردد نه به شرایط صوری مربوط به تنظیم آن. البته، شرط عدم مخالفت با قانون تنها از شرایط سند رسمی نیست بلکه سند عادی نیز باید چنین شرطی را دارا باشد. می‌توان به مورد عدم مخالفت با قانون، موارد مخالفت با نظم عمومی و اخلاق حسنه را نیز افزود. بنابراین، اگر مفاد سندی مبنی بر تبلیغات تابوت فروشی در تلویزیون باشد، چنین سندی فاقد اعتبار است.

ب-همچنین مقررات قانونی مربوط به شکل سند نیز باید رعایت شده باشد، مواردی که مجال طرح هر گونه ادعای تردید و جعل را منتفی می‌سازد.[11]

این مقررات در ماده 16 به بعد آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 و همچنین مواد مختلف قانون ثبت اشاره شده است. با این حال، ماده 1294(ق.م)مقرر می‌دارد«عدم رعایت مقررات مربوط به حق تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد، سند را از رسمیت خارج نمی‌کند».

3–عمل مأمور تنظیم کننده سند در حدود صلاحیت خود

این شرط که به منظور رعایت حال متعاملین و تسهیل انجام و ثبت معاملات در نظر گرفته شده هم ناظر به صلاحیت محلی مأمور است و هم به صلاحیت ذاتی وي. برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتا” صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مأمور ذاتا” صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلاً صلاحیت نداشته باشد برای مثال مأمور اداره ثبت اسنادواملاک شهرستان سبزوار که وظیفه نقشه‌برداری و یا تحدید حدود املاک سبزوار به او واگذار شده محلاً صلاحیت نقشه‌برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان نیشابور را ندارد.

متن بالا تکه ای از این پایان نامه بود برای دانلود متن کامل با فرمت ورد می توانید روی این لینک کلیک کنید